Flujos de trabajo
Bien es cierto que las exigencias del día a día nos ha llevado de lo simple a lo complejo, pero sin entrar en detalles cuando alguna tarea o conjunto de éstas deben completarse y no existe una supervisión, y peor aún, que no esté automatizado el seguimiento, por la razón que fuera, entonces tenemos un resultado inesperado.
Viendo este supuesto desde el punto de vista de que ya somos o que colaboramos en un negocio del tamaño que sea e incluso empresa y que tenemos operación diaria para entregar un producto o servicio de forma interna o externa, el hacerlo de una forma estándar te genera más beneficios, por mencionar algunos:
Incrementa la productividad del equipo.
Ganas más tiempo para enfocarse en lo importante.
Resultados uniformes.
Genera trazabilidad y transparencia.
Ahora bien, entrando un poco más en materia, un flujo de trabajo (workflow) es una relación de actividades estándares que al ejecutarse se logra un objetivo. Sin embargo, al inicio de esta lectura, mencionamos las palabras exigencia y complejidad. Esto nos lleva a que para poder responder a tales cosas debemos introducir a la brevedad flujos de trabajo, y mejor aún, que se ejecuten de forma automática al ser disparados de acuerdo a cómo se haya definido. En pocas palabras, un flujo de trabajo nos permite facilitar lo complejo transformándolo en ágil y sobre todo cuando nos apoyamos con herramientas como Smartsheet que permiten soportar el seguimiento automatizado y guiando en todo momento a los involucrados.
Algunos ejemplos de flujos de trabajo que deberías implementar en tu negocio o empresa:
Aprobaciones de órdenes de compra.
Aprobaciones de pases de salida/entrada de materiales.
Autorización de solicitud de gastos de viaje.
Reporte y atención de incidentes.
Onboarding de nuevas contrataciones.
¿Qué flujos de trabajo tienes definidos y automatizados en tu empresa?